Imaginez cette scène, certains d’entre vous la connaissent sûrement : vous êtes en pleine période d’activité intense, jonglant entre plusieurs projets, des documents dispersés, des coordonnées clients sur des post-it, dans votre téléphone ou sur un tableau Excel, des tâches non coordonnées et finalement une immense perte de temps et une charge mentale qui vous épuise.
Et maintenant, imaginez tout ce que vous pourriez accomplir avec un outil d’organisation qui centraliserait tout au même endroit.
La solution ? L’outil Notion devient votre partenaire indispensable pour regrouper, organiser et simplifier chaque aspect de votre entreprise.
Notion : Un espace de travail tout-en-un
Que vous soyez chef d’entreprise d’une PME ou entrepreneur en solo, la productivité est essentielle et cela passe par une bonne organisation au quotidien. Notion est une application flexible et polyvalente qui peut vous accompagner dans tous vos projets, aussi bien professionnels que personnels et vous permettre de gagner en productivité. Comme une sorte de second cerveau.
Centralisation polyvalente
Imaginez avoir toutes les informations de votre quotidien professionnel et/ou personnel dans un seul espace organisé. Fini les recherches interminables, tout est à portée de clic. C’est la solution pour obtenir une organisation fiable et durable.
Voici quelques exemples d’actions que l’on peut réaliser :
- CRM : gestion de votre base de données (clients, devis, opportunités, etc.)
- Gestion de projets avec tableaux Kanban
- Création de pages et documents, prise de notes et idées
- Agenda et calendrier
- Création de To-do-list
- Suivi des budgets
- Planification de voyages
- Calendrier éditorial et création de contenus
- Veille concurrentielle
Flexibilité inégalée
Adaptez et personnalisez l’espace Notion à vos besoins de manière simple et intuitive.
Modulez votre espace à votre façon avec des modèles prêts à l’emploi personnalisables et des bases de données interactives.
Et l’avantage, c’est que vous pouvez utiliser Notion sur votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone, ce qui vous permet de l’utiliser n’importe où et n’importe quand – pratique lorsqu’une idée surgit à un moment où l’on n’a pas accès à son ordinateur ou que l’on n’a pas de stylo !
Collaboration avec vos équipes
Pour ceux qui travaillent en équipe avec des collaborateurs, des clients ou d’autres entrepreneurs, l’outil permet une entière collaboration, même à distance. Il est possible, par exemple, de partager vos idées et vos projets, de les commenter, peu importe où se trouvent vos équipes ; ce qui en fait un bon moyen d’améliorer la communication avec vos différents partenaires.
Possibilités presque illimitées
Pour en faire un véritable outil performant, il est possible d’intégrer plusieurs outils complémentaires, créant ainsi un écosystème ultra-productif. Voici quelques exemples d’outils à connecter à votre Notion :
- Asana pour la gestion de projet
- Calendly pour la planification de vos rendez-vous
- Canva pour la conception graphique
- Google Drive pour simplifier l’accès à vos fichiers
- Super pour créer un site web
- Zapier pour automatiser des actions
- Zoom pour organiser vos visioconférences
Pour aller plus loin, Notion publie la liste de tous les outils intégrables sur son site, de quoi s’assurer que vos outils sont pris en charge par Notion.
Un outil de productivité, mais pour quel prix ?
Notion offre une gamme de forfaits adaptés à divers besoins, rendant cet outil de productivité tout-en-un accessible à tous.
Pour les utilisateurs individuels
- Pour les utilisateurs individuels, débutants ou à usage personnel, le Forfait Individuel Gratuit est une option robuste. Il offre des pages et blocs illimités, un partage avec 5 invités, et une synchronisation sur tous les appareils.
- Pour une utilisation plus avancée, le Forfait Plus, à seulement 8 $US par mois (en facturation annuelle ou 10 $US par mois en facturation mensuelle), propose des fonctionnalités supplémentaires telles que des chargements de fichiers illimités, des invités illimités et un historique de version de 30 jours.
Pour les équipes
- Les équipes peuvent opter pour le Forfait Business à 15 $US par mois (facturation annuelle), offrant toutes les fonctionnalités du forfait individuel. Avec des membres d’équipe illimités, un espace de travail collaboratif, des autorisations de partage et des outils d’administration.
- Enfin, les entreprises avec des besoins spécifiques peuvent explorer le Forfait Entreprise. En plus des fonctionnalités du Forfait Business, ce forfait propose des options avancées telles que SSO SAML, l’approvisionnement des utilisateurs (SCIM), un journal d’audit, des contrôles et sécurités avancés, des versions illimitées, et un gestionnaire de compte attitré (pour plus de 100 utilisateurs).
Essai et tarifs spéciaux
Notion propose des versions d’essai, des avantages pour les étudiants et enseignants, facilitant ainsi le choix du forfait qui convient le mieux à chaque utilisateur.
Des limites à surmonter
Un outil aussi flexible et complet montre forcément quelques limites.
Certaines automatisations et intégrations restent limitées et la personnalisation est tellement libre qu’elle peut devenir compliquée (partir d’une page blanche pour construire un écosystème de travail entier, ce n’est pas donner à tout le monde).
Et bien sûr, maîtriser l’outil Notion peut s’avérer être une tâche complexe qui demande du temps ; et bien que le jeu en vaille clairement la chandelle, le temps, c’est ce que vous cherchez à gagner !
Mais il est justement possible de compenser ses limites potentielles.
Commencer par les bonnes bases
Notion est un outil connu et reconnu, ce qui fait qu’il existe aujourd’hui de nombreux tutoriels et vidéos explicatives pour commencer à prendre en main les bases.
Pour ceux qui détestent les pages vierges (je pense qu’on est beaucoup dans ce cas !), de nombreux modèles (templates) gratuits ou payants sont également disponibles depuis Notion directement, pour vous accompagner dans la création de votre espace. Les templates, une fois créés, restent évidemment modifiables.
Notion est un outil puissant, c’est votre utilisation au quotidien qui fera la différence, il faut accepter de ne pas vouloir tout maîtriser dès le premier jour !
Faire appel à un expert
Tout cela vous inquiète ? Vous avez peur de vous lancer dans l’inconnu et d’y perdre de longues heures ?
Il est possible de vous faire accompagner, soit pour créer la base de votre outil Notion, soit pour le suivre et l’alimenter au quotidien, vous permettant de rester focus sur vos objectifs et votre savoir-faire.
Pour cela, l’assistante virtuelle ou OBM est une ressource clé pour vous accompagner dans cette démarche. Elle joue un rôle crucial et son expertise se révèle particulièrement précieuse dans l’aide à l’organisation de votre quotidien. Ses compétences et sa maîtrise d’un tel outil en font un véritable partenaire stratégique vous permettant de déléguer efficacement. En confiant cet aspect opérationnel, vous libérez du temps et vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : la croissance de votre entreprise.
En résumé : un outil à utiliser en duo, voire en trio
L’outil Notion est un puissant allié pour le quotidien de votre entreprise, mais qui peut être complexe à prendre en main.
La combinaison de l’outil Notion et de l’expertise d’une OBM peut être exactement ce dont votre entreprise a besoin pour atteindre de nouveaux sommets. Mettez toutes les chances de votre côté !
Par ailleurs, la véritable innovation réside dans la récente intégration de l’Intelligence Artificielle (IA) dans les fonctionnalités de Notion. Cette avancée significative transforme le duo formé par l’outil et l’OBM en un trio dynamique. L’IA de Notion apporte une dimension supplémentaire en automatisant des tâches, en fournissant des insights proactifs, et en optimisant la gestion des informations. Cette alliance entre la technologie de pointe et l’expertise humaine élargit les horizons de votre efficacité opérationnelle.
La gestion de projets et l’organisation sont des piliers fondamentaux de votre réussite, et avec les bons outils et le bon partenaire pour vous guider, renforcés par l’intelligence artificielle, vous êtes prêt à mener à bien vos projets et initiatives et enfin atteindre vos objectifs. 🚀
Article rédigé par Aurélie Pierrat grande admiratrice de Notion, elle a suivi des tutoriels sur Notion pour se former à l’outil qu’elle ne connaissait pas, et lu des dizaines de blogs sur le sujet. Aujourd’hui, elle utilise Notion aussi bien dans son activité qu’à des fins personnelles.
Contact