Les clés d’un recrutement freelance réussi.

Laissez-moi vous donner les étapes indispensables pour un process de recrutement freelance réussi. Vous cherchez à agrandir votre équipe, mais vous êtes un peu perdu(e) sur la façon de gérer cela ? Un bon processus de recrutement est la clé pour trouver le bon talent freelance qui correspondra parfaitement à vos besoins et à votre culture d’entreprise. 

Définir correctement le besoin d’un recrutement freelance

Avant de se lancer dans la rédaction d’une annonce à la recherche de sa future licorne, il est important de définir clairement le besoin. Que souhaitez-vous confier à cette personne ? Comment voyez-vous votre future collaboration ?

Pour cela, je vous recommande de lister toutes les tâches qui pourraient être confiées à cette nouvelle personne, cela aidera à bien définir le but de la mission, le profil et les compétences nécessaires. 

Généralement, commencer par des tâches dites chronophages est un bon début. Néanmoins, cela s’agrémente aussi avec des besoins plus spécifiques. Il vous manque des compétences ? Certaines vous font défaut ? Vous souhaiteriez quelqu’un de plus expérimenté ? Ou vous n’avez tout simplement plus le temps pour faire certaines choses et vous êtes prêt(e) à les déléguer. Dans la mesure où vous disposez d’une équipe, parlez avec vos collaborateurs ou avec des personnes qui ont déjà occupé ce poste. Vous obtiendrez ainsi une meilleure idée des responsabilités et des compétences nécessaires.

Il ne faut pas négliger dans cette phase d’analyse : le budget ! Oui, un recrutement freelance se budgétise. Il faut être en mesure de connaître ses finances pour savoir quelle somme peut être allouée chaque mois à un nouveau collaborateur. Définir un budget mensuel en adéquation avec les besoins est donc nécessaire. La question à se poser à cette étape est la suivante : est-ce que les tâches et missions listées vous libèrent du temps, de la charge mentale et sont en équation avec votre budget ?

Rédiger une fiche de mission freelance, CLAIRE !

Dès lors que le besoin du recrutement freelance est bien défini, préparer une fiche de mission, aussi appelée annonce, est l’étape suivante. 

Au revoir la petite annonce en 2 lignes dans le journal local, aujourd’hui le numérique offre tous les outils nécessaires à la rédaction d’une annonce dynamique ! Il ne faut donc surtout pas négliger cet aspect. Car si les candidats ne postulent pas, c’est aussi parce qu’ils ne se sont pas reconnus dans l’annonce… Prendre en considération l’inclusion et la diversité dans la rédaction de votre annonce vous permettra d’attirer une variété de candidats.

Utiliser des formats comme une page sur Notion, une vidéo… permettent de dynamiser la fiche de mission. Mais le dynamisme ne fait pas tout, il faut que la fiche de mission soit le plus clair possible pour les candidats. Elle doit refléter le plus possible la personnalité du recruteur et l’environnement de travail, cela évitera les mauvaises surprises.

Rappel essentiel, sur les différents éléments à intégrer sur la fiche de mission 

• Valeurs et vision de l’entreprise
• Présentation de l’environnement et de l’équipe
• Ce qui est attendu dans la collaboration
  • Les tâches et missions
  • Les outils avec lesquels le collaborateur travaillera et le niveau de maîtrise attendu
• Ce qui est attendu à l’issue d’un mois de collaboration sur la prise de fonction, puis à 3, 6 mois ou plus (le recruteur est seul juge sur les délais, mais indiquer aux candidats ce qu’on attend d’eux au bout de plusieurs mois dans leur poste, permet de mieux cadrer la collaboration)
• Le déroulé du recrutement et ses dates clés 
  • Une pré-sélection est-elle prévue ?*
    • Si oui, il faut l’indiquer

* Je recommande vivement l’étape de pré-sélection, en effet cela permet au recruteur de rencontrer plusieurs candidats et de s’assurer qu’il y a bien parmi eux son futur partenaire, tout comme elle permet au candidat de s’assurer que le recruteur face à lui, lui convient.

• Les candidats devront-ils passer des tests, participer à des entretiens ?
• Si oui, il faut l’indiquer
• Quelle est la date limite de réception des candidatures ?
• Quelle est la période pendant laquelle les réponses seront étudiées ?
• Quelle est la date de prise de contact suite à l’étude des candidatures ?
• À quelle période les candidats seront reçus en rendez-vous ?
• Quelle est la date de réponse finale ?
• Bien entendu, quelle est la date de démarrage de mission ?
• Préciser également le budget pour la mission
• Il serait pertinent de mentionner les avantages sociaux ou autres avantages pour les candidats,
• À l’inverse, si le poste a des aspects moins attrayants, il est préférable d’en parler dès le départ pour éviter les mauvaises surprises plus tard.
  

Comment candidater et quelles sont les attentes de la candidature 

Pour qu’une annonce soit le plus clair possible pour les candidats, ces derniers doivent être en mesure d’identifier rapidement le process d’envoi de leur candidature.

Demander un CV et une lettre de motivation c’est “has-been” dans le monde du freelancing ! Ce que les recruteurs recherchent avant tout, c’est une personnalité, pas un bout de papier fade et des diplômes.

Alors pour faciliter la transmission, et véhiculer au mieux la personnalité du candidat, il faut lui en donner les moyens, ou à défaut le “pousser” à le faire. Compléter un formulaire pour recueillir ses coordonnées, son expérience, lui poser des questions (personnelles et professionnelles), lui demander une vidéo de présentation, un test rapide pour permettre un filtre, ou toutes autres informations utiles au recruteur pour mieux identifier les profils des candidats.

Où diffuser une offre de mission freelance ?

Maintenant que l’annonce est rédigée clairement, celle-ci doit être diffusée afin de recevoir les candidatures. 

Pour commencer, diffuser l’annonce au sein de son propre réseau est un excellent moyen d’avoir des candidatures qui correspondent à ses valeurs. Votre futur collaborateur se cache peut-être parmi vos abonnés (Instagram, LinkedIn, newsletter…). Et si ce n’est pas le cas, il faut garder en mémoire qu’un abonné qui aura pris connaissance de cette annonce saura également en parler à ses connaissances et diffuser votre besoin. En plus du réseau des abonnés, vous avez surement un réseau professionnel de business-friend. Là aussi, vous pouvez vous appuyer sur eux et leurs réseaux, ils connaissent probablement des profils qui seraient adaptés à votre besoin. 

Pour optimiser votre recrutement freelance, vous pouvez aller plus loin dans votre démarche de diffusion d’annonce. Prendre contact directement avec des personnes qui forment au profil que vous recherchez, est l’une des alternatives à envisager. Ils auront assurément des élèves à vous recommander.

Au besoin, il existe aussi des plateformes spécifiques où les offres de freelance peuvent être postées, comme Malt ou Upwork. Ne négligez pas également les groupes spécialisés (par exemple, des groupes pour les développeurs, les rédacteurs, etc.) sur des plateformes comme LinkedIn ou Facebook

Il faut garder en mémoire, que plus l’annonce est diffusée, plus vous avez de chances de recevoir des candidatures. Assurez-vous d’être cohérent(e) vis-à-vis du planning que vous avez établi pour l’étude des candidatures et la prise de poste. D’ailleurs, pendant la période de réception des candidatures, je vous recommande de préparer en amont vos mails de réponses positives et négatives que vous devrez envoyer par la suite, chaque candidat méritant une réponse.

Comment faire le tri parmi les candidatures reçues ?

La phase de sélection est à la fois redoutée par les recruteurs qui se retrouvent à devoir gérer de nombreuses candidatures, que des candidats qui rentrent dans une période de longue attente.

Voici une liste non exhaustive, de questions qui vous permettront de filtrer les candidatures reçues pour arriver à une liste de 3 à 10 profils que vous souhaiteriez rencontrer : 

• Est-ce que la candidature reçue est complète ?
• Le profil et l’expérience du candidat correspondent-ils à vos attentes et besoins ?
• Les réponses aux questions posées vous semblent-elles cohérentes avec votre vision ? ou votre besoin ?
• Le test/exercice demandé est-il réalisé ?
• Correspond-il à vos attentes ?
• Le budget annoncé est-il accepté par le candidat ?
• Le profil et l’expérience du candidat correspondent-ils à vos attentes et besoins ?

Ces questions fermées permettent d’attribuer une note à chacun des profils pour aider dans la réalisation de la sélection.

Dans la mesure où vous disposez de plus ou moins de temps pour l’étude des candidatures, je recommande d’effectuer une première sélection de 10 candidats. Laissez une période de 24 heures, avant d’y revenir en second lieu. Cela vous permettra de prendre du recul sur la sélection et de la peaufiner si nécessaire le lendemain.

Toujours dans le cas où la ressource temps nécessaire est disponible, il est conseillé au recruteur de recevoir l’ensemble de ces profils en rendez-vous, afin d’établir une connexion avec les candidats et potentiellement son futur collaborateur. Si ce n’est pas le cas, réduire de nouveau la liste. Je vous invite à noter d’apporter une réponse plus personnalisée, avec des commentaires constructifs à ces candidats qui auront été short-listés et finalement non retenus. Cela leur permettra de s’améliorer et de comprendre pourquoi ils n’auront pas été choisis.

L’entretien : une rencontre mutuellement bénéfique

Un entretien réussi est une porte ouverte vers une collaboration fructueuse. 

Avant de rencontrer le candidat, plongez-vous dans son profil. Cela vous permettra de formuler des questions précises et d’aborder l’entretien avec confiance. Dans un espace calme, surtout si cela se fait en visioconférence, présentez-vous et décrivez le déroulement de l’entretien.

L’écoute active est votre meilleure alliée : elle vous aidera à comprendre réellement les aspirations du candidat. Avant de conclure, clarifiez les prochaines étapes pour maintenir une communication transparente.

L’onboarding : instaurer des bases solides

L’intégration d’un nouveau collaborateur est un investissement dans son avenir au sein de votre entreprise. 

C’est pourquoi son onboarding est une étape importante à prendre en compte. Commencez par fournir une documentation complète, présentant aussi bien la culture d’entreprise que les outils utilisés au quotidien. Les sessions de formation initiales sont cruciales, tout comme l’attribution d’un parrain ou d’une marraine pour guider le nouvel arrivant, ou tout simplement d’un membre de votre équipe qui sera son référent.

Enfin, les rencontres informelles avec les membres de l’équipe renforceront son sentiment d’appartenance.

Le suivi post-intégration : une nécessité pour la croissance

Après l’intégration, l’accompagnement doit se poursuivre. 

Organisez des entretiens individuels pour discuter des avancées du collaborateur, des défis rencontrés et des éventuelles préoccupations. Ces rendez-vous sont l’occasion d’apporter des ajustements et d’assurer que la collaboration évolue dans la bonne direction. Je vous invite à réaliser ces points de façon mensuelle ou bimestrielle.

Après une période déterminée, une évaluation formelle permettra de faire le point sur les réalisations et les domaines d’amélioration.

L’off-boarding : conclure sur une note positive

Dans le cadre de l’intégration d’un collaborateur freelance, il n’est pas rare que la mission soit à durée déterminée. La fin d’une collaboration est donc une étape à gérer avec tact et professionnalisme. Un entretien de départ offre un espace d’expression pour le collaborateur, lui permettant de partager son expérience. Cette démarche est également bénéfique pour l’entreprise, qui peut recueillir des feedbacks précieux. 

Assurez-vous d’organiser une transition en douceur des responsabilités du collaborateur sortant. Fournissez tous les documents nécessaires et récupérez les équipements et accès. Un départ en bons termes est toujours préférable, alors si pour une raison particulière, le départ du collaborateur était lié à une demande de sa part ou de la vôtre, garder toujours à l’esprit de le remercier pour son travail.

La quintessence d’un recrutement freelance réussi

La recherche, l’intégration, et même la conclusion d’une collaboration freelance sont des étapes délicates, requérant attention, précision et humanité. Chaque phase du processus de recrutement freelance est cruciale pour garantir une relation de travail harmonieuse et productive. En définissant clairement vos besoins, en rédigeant une annonce pertinente, en conduisant des entretiens efficaces, et en assurant un suivi post-intégration solide, vous posez les bases d’une collaboration fructueuse. De plus, en gérant la fin de la mission avec tact et gratitude, vous renforcez la réputation positive de votre entreprise. Au final, le recrutement d’un freelance n’est pas seulement une question de compétences ou de budget, mais aussi et surtout de relations humaines. En investissant du temps et des efforts dans ces relations, vous construisez un réseau solide de talents freelance prêts à collaborer avec vous pour la réussite de vos projets.

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